home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 June / Software of the Month Club 1996 June.iso / pc / dos / biz / taskmstr / readme < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1996-03-07  |  41.8 KB  |  1,006 lines
  1. To Print this Manual: Press M (Mark) at the beginning of the
  2. Manual. Go to the end of the Manual and press M (Mark) again.
  3. Select the Print option to print the Manual.
  4.  
  5. A printed manual with much more detailed instructions is provided
  6. with the registered version. Due to disk space limitations, these
  7. shareware version instructions are somewhat abbreviated.
  8.  
  9. ---------------------------------------------------------------
  10.  
  11.                             Task Master 2.4c
  12.                 Copyright (c) Robert K. Summers 1988-96
  13.                           All Rights Reserved.
  14.        Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207-4565
  15.                            703-534-4358 (FAX)
  16.                         e-mail: rkssoft@aol.com
  17.  
  18.  
  19. Task Master is an all-purpose project tracking program.  Its
  20. purpose is to help you keep track of office tasks, projects,
  21. assignments, correspondence, and other work - easily.
  22.  
  23.                              LICENSE
  24.  
  25. You are licensed to use this copy of Task Master on a SINGLE
  26. machine and to make archival copies for the sole purpose of backing
  27. up the program.  If you have more than one computer, you must
  28. purchase separate copies of Task Master for each computer.
  29.  
  30.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  31.  
  32. Task Master is provided on an "AS IS" basis, with no implied
  33. warranty regarding merchantability or fitness for any particular
  34. purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  35. representations or warranties with respect to the contents
  36. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  37. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  38. author, will not be liable to you or any third party for any use
  39. of (or inability to use) this software, or for any damages
  40. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  41. its agents are apprised of the possibility of such damages
  42. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  43. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  44. including but not limited to special, incidental, consequential
  45. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  46. performance of the program is on you.
  47.  
  48. PC user groups, shareware distributors, electronic bulletin board
  49. operators, and CD ROM vendors are welcome to add Task Master to
  50. their libraries.
  51.  
  52. If you have received Task Master through a user group, a
  53. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  54. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  55. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  56. $39 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  57. continue using Task Master beyond the 30 day trial period.
  58. Page 2
  59.                          SHAREWARE TRIAL
  60.  
  61. You may have procured this software from another source such as the
  62. libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or from a
  63. friend. That's fine!. We encourage registered users to introduce
  64. new users to Task Master by providing them with an unregistered
  65. copy. Try it out for up to 30 days, and if you decide to continue
  66. using it, pay the license fee of $39. You'll receive a registered
  67. copy and other benefits described below.
  68.  
  69.                          HOW TO REGISTER
  70.  
  71. By phone: call 1-800-242-4775.
  72.  
  73. By mail: mail us the registration form found at the end of this
  74. documentation.
  75.  
  76. By fax: fax the registration form found at the end of this
  77. documentation to 703-534-4358.
  78.  
  79. By Compuserve: GO SWREG, and select registration ID 367. The $39
  80. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  81. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  82. will mail you your registered copy of the program the same day.
  83.  
  84. By E-mail: send an E-mail message with your mailing information,
  85. credit card number and expiration date, to: rkssoft@aol.com
  86.  
  87.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  88.  
  89. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF TASK MASTER,
  90. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  91. copy will include any new features which have been added since
  92. the shareware copy was released, and will include corrections for
  93. any bugs or problems reported to us.
  94.  
  95. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete operating instructions
  96. for using Task Master.
  97.  
  98. 3. TECHNICAL SUPPORT: We will gladly help you with any problems or
  99. questions you may have.
  100.  
  101. 4. DISCOUNT on upgrades to future versions. If you don't register,
  102. we can't notify you of new versions of Task Master.
  103. Page 3
  104.  
  105.                          SOME QUESTIONS
  106.  
  107. What is Task Master?
  108.  
  109. Task Master is a very powerful, yet easy to use project management
  110. program.  With it, you can create a file of projects, assignments,
  111. tasks, etc., and easily keep track of all the work going on in the
  112. office. You can query it for any selected subset of records, e.g.,
  113. all of Smith's delinquent projects. You can produce reports in any
  114. of several formats, or design your own reports. It has a
  115. sophisticated pop-up appointment calendar, a pop-up calculator, and
  116. other useful business tools.
  117.  
  118. Task Master is network-ready. It will run as a multi-user program
  119. on Novell and other local area networks.
  120.  
  121. What equipment do I need?
  122.  
  123. Task Master is designed to work on any IBM PC/XT/AT/386/486/Pentium
  124. or compatible computer.
  125.  
  126. Page 4
  127.  
  128.                           INSTALLATION
  129.  
  130. Make a working copy of the program disk and put the original away
  131. in a safe place.
  132.  
  133. 1. Place the distribution disk in drive A.
  134.  
  135. 2. At the A:> prompt, type INSTALL. The default installation
  136. directory is c:\TM, but the installation program will allow you to
  137. change this if you wish.
  138.  
  139. 3. The install program will install the Task Master files start
  140. Task Master for you.
  141.  
  142. 4. To start Task Master any time in the future, go to the TM
  143. directory, and type TM.
  144.  
  145. INSTALLATION ON A NETWORK:  Follow the installation instructions
  146. above for installation on a hard disk.  The network supervisor must
  147. assure that Task Master users are given Read, Write, and Create
  148. rights in the Task Master directory.  Ideally, they should be given
  149. all rights in the Task Master directory.
  150.  
  151. The network supervisor must also assure that the Task Master
  152. directory is the current directory when the program is executed.
  153.  
  154. Page 5
  155.                          CONFIG.SYS FILE
  156.  
  157. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  158. computer. It should be in the root directory of your fixed disk. If
  159. you do not already have a CONFIG.SYS file you should create one
  160. that has this line:
  161.  
  162.                             FILES=21
  163.  
  164. In a network environment, you may need to set the FILES value to a
  165. higher number, e.g., FILES=55.
  166.  
  167. If you already have a CONFIG.SYS file that does not include a
  168. FILES setting, you should add the line above to the file.  You
  169. can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file already
  170. contains a FILES setting greater than 21, leave it as is.
  171.  
  172. In most cases, Task Master will be able to detect whether you have
  173. a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome monitor
  174. and the Task Master screens appear to have a bright, washed out
  175. look, type TM M to start Task Master.  The extra M tells Task
  176. Master to use monochrome, not color.
  177.  
  178.  
  179.                       STARTING TASK MASTER
  180.  
  181. Go to the Task Master directory on your hard disk. Type TM at the
  182. DOS C:> prompt to start Task Master.  The first time you run Task
  183. Master it will automatically create the master database, called
  184. PROJECTS.DBF, and other necessary program files.
  185.  
  186. Opening Screen - the opening screen contains our copyright
  187. statement.
  188.  
  189. The next screen displays the message "Updating for delinquent
  190. projects." TM is checking for projects with due dates earlier than
  191. today's date.  If it finds any, their status code will be changed
  192. to DEL (delinquent).
  193.  
  194. Page 6
  195.  
  196.                            MAIN MENU:
  197.  
  198. You can use any or all of the fields in each record to record
  199. project data.  NOTE: you can change the following field labels to
  200. suit yourself. See Option K on the Services menu.
  201.  
  202. Number: TM automatically numbers your records from 1001 to 99999.
  203. When you hit record 100000, TM will start over at 1001 again.
  204.  
  205. Type: This field allows you to categorize your records. As you will
  206. see below, one of your report options is to produce a project
  207. report categorized by type.
  208.  
  209. You can invent any category types you want, e.g., CORR
  210. (correspondence), MED (medical), NY (New York), HIPRO (high
  211. priority), etc.
  212.  
  213. We suggest you record the types you invent in the TYPES look-up
  214. database accessed through the main menu VIEW option (discussed
  215. below). The TYPES look-up database does not interact with the
  216. program in any way.  It is just there so you have an on-line place
  217. to record your "types" codes for reference.
  218.  
  219. Project: This field allows you to record the name of the project.
  220.  
  221. Description: This field allows you to describe your project.
  222.  
  223. Assn Office: This field allows you to record the abbreviation of
  224. the office to which the project is assigned.  The OFFICES look-up
  225. table accessed through the VIEW option on the main menu, allows you
  226. to record the abbreviation and the full name.  TM uses this look-up
  227. table to print the full office name on project control forms.
  228.  
  229. Contact: This field allows you to record the name/phone of the
  230. person to contact for information about the project.
  231.  
  232. Assigned: This field allows you to record the date the project was
  233. assigned.  TM automatically assigns today's date as a convenience,
  234. but this may be over-typed.
  235.  
  236. Due: This field allows you to record the project due date.
  237.  
  238. Completed: This field allows you to record the date the project was
  239. completed. When you enter a date in this field, TM automatically
  240. places COM (completed) in the Status Code field.
  241.  
  242. Curr Status: This field allows you to record a narrative
  243. description of the current status of the project.
  244. Page 7
  245.  
  246. Status Code: This field allows you to record the current status
  247. code of the project.  TM uses three status codes automatically. 
  248. You may add any others you want.  The three standard TM status
  249. codes are WIP for Work in Progress, COM for Completed, and DEL for
  250. Delinquent. WIP is assigned automatically when you add a new
  251. record.
  252.  
  253. The CODES look-up table accessed from the main menu VIEW option
  254. shows the three standard status codes.  If you invent any other
  255. status codes, this is a good place to record them for future
  256. reference.
  257.  
  258. Comments: This field allows you to record any comments or notes you
  259. may have about the project.
  260.  
  261. When you have finished adding data for a new record, TM will ask
  262. you if you want to save the record.  If you answer no, TM will
  263. return you to the main menu. If you answer yes, TM will add the new
  264. record to the database, and ask you if you want to print a project
  265. control form.
  266.  
  267. The project control form is designed to provide a working cover
  268. sheet for the project documents.  When the project is completed it
  269. can be filed with the project papers to document project history.
  270.  
  271. If you have created a memo (F2 key) for this project, it will be
  272. printed on the bottom half of the project control form.
  273.  
  274. You may select any main menu option by pressing the first letter of
  275. the option, or by placing the lite-bar over the option and pressing
  276. the Enter key.
  277.  
  278. Add: Select this option to add new records.  
  279.  
  280. Edit: Select this option to edit any record.  When editing a date
  281. field, you may increment or decrement the date by pressing the + or
  282. - key, as appropriate.
  283.  
  284. Next: Select this option to display the next record.
  285.  
  286. Previous: Select this option to display the previous record.
  287.  
  288. Find: Select this option to locate any desired record. 
  289.  
  290. Zap: Select this option to delete the current record.
  291. Page 8
  292.  
  293. Reports: Select this option to display a list of available reports.
  294. There are five fixed-format reports, plus a user-defined report.
  295.  
  296. If you select one of the fixed format reports, you will be given
  297. the option of sending the report to the printer, screen, disk
  298. file, of the form letter file.  Send the report to a disk file if
  299. you want to edit the report with your favorite word processor.
  300. Send the report to the form letter file if you want to edit the
  301. report with Task Master's word processor.
  302.  
  303. The user-defined report is quite powerful. It allows you to create
  304. your own reports, and save the report specifications for future
  305. use. You can create an unlimited number of user-defined reports.
  306. See Appendix B - Report Writer for details of operation.
  307.  
  308. Services: Select this option to display a list of important
  309. utilities.
  310.  
  311. A - Purge completed records - This feature allows you to keep your
  312. file up to date by getting rid of records of completed projects. 
  313. We suggest that before you purge completed project records, you set
  314. the filter to completed records and print a copy of report # 1 so
  315. you will have a file copy of the records for future reference.
  316.  
  317. B - Print control sheet - This feature allows you to print a
  318. duplicate copy of the project control form, e.g., in case the
  319. original is damaged.
  320.  
  321. C - Write form letter - Select this option to prepare form letters. 
  322. You can merge data from your records into your form letters, and
  323. them print them.  See the instructions which are part of the form
  324. letter utility.
  325.  
  326. D - Set Printer Options - Select this option to (1) set the lines
  327. per page (default is 55) for the five pre-formatted reports, and
  328. (2) set the printer orientation to regular dot matrix, laserjet
  329. portrait, or laserjet landscape (default is regular dot matrix),
  330. and set the printer port.
  331.  
  332. E - Set next number - Use this feature to manually set the next
  333. project number.  The next number to be assigned is shown.  Changing
  334. the next number is normally NOT something you would want to do,
  335. since Task Master takes care of numbering projects in exact
  336. sequential order for you. However, if you want to reset the next
  337. number to one of your own choice, you can do it here.  As in all
  338. parts of Task Master, you can press Esc to back out of this
  339. procedure if you change your mind and decide not to change the next
  340. number.
  341. Page 9
  342.  
  343. F - Set date format - Use this feature to select the date format
  344. you prefer.
  345.  
  346. G - Toggle auto-statcode - Use this feature to turn the automatic
  347. status code update on or off.  When you toggle the automatic status
  348. code update off, Task Master will not automatically check for
  349. delinquent records when the program starts, and will not
  350. automatically change the status code when you edit records.  All
  351. status codes must be entered manually when automatic status update
  352. is toggled off.
  353.  
  354. H - Report/form heading - Use this option to change the heading on
  355. the project control form and reports.
  356.  
  357. I - Save As - Use this option to save your project records to an
  358. ASCII or dBase file.
  359.  
  360. >> Save to ASCII file: Select this option to copy your records to
  361. an ASCII file.  You may copy to an ASCII file in which the records
  362. are fixed length or variable length.  Fixed length ASCII files are
  363. called SDF (System Data Format) files. Variable length files are
  364. called DELIMITED files.
  365.  
  366. In fixed length SDF files, records are fixed length, each separated
  367. by a carriage return/line feed.  Fields are fixed length and there
  368. is no field separator.  Character fields are padded with trailing
  369. blanks, numeric fields are padded with leading blanks, date fields
  370. are written in the form yyyymmdd, and logical fields are written as
  371. T or F.  The end-of-file mark ia 1A hex or CHR(26).
  372.  
  373. In a delimited file, records are variable length, separated by a
  374. carriage return/line feed.  Fields are variable length and
  375. separated by commas. Character fields are enclosed in delimiters
  376. (the double quote mark is the default delimiter). Leading and
  377. trailing spaces for numeric and character fields are truncated,
  378. date fields being written in the form yyyymmdd, and logical fields
  379. are written as T or F. The end-of-file mark is 1A hex or CHR(26).
  380.  
  381. >> Save to dBase - Select this option to copy the projects file, or
  382. selected fields in the projects file, to another dbase file.  Task
  383. Master records are stored in a standard dbase file called
  384. PROJECTS.DBF.
  385.  
  386. Page 10
  387.  
  388. J - Change Field Labels - use this option to change the screen
  389. labels of the data fields. These labels will also appear on the
  390. Project Control Sheet.
  391.  
  392. K - Reindex files - Task Master uses automatically maintained files
  393. called indexes to keep your records in order by number, due date,
  394. office, type, and status code.  Power outages, power surges,
  395. brownouts (voltage reductions), or other power-related problems
  396. affecting your system can adversely affect these index files
  397. without your knowing it. If your records ever seem to be out of
  398. sequence, just use this feature to rebuild the index files.
  399.  
  400. L - Import dbase Records - Task Master's data files (PROJECTS.DBF
  401. and PROJECTS.DBT) are in the industry-standard dbase format. This
  402. option allows you to import records from other dbase files into
  403. Task Master. Your existing Task Master records are not affected.
  404. The new records are just added to your existing records.
  405.  
  406. IMPORTANT: After importing new records, you will have to do two
  407. things:
  408.  
  409. 1. Number the new records. Use the F3 Set Index key to place your
  410. records in Number order.  Because the new records have no numbers,
  411. they float to the top of the file, before those records with
  412. numbers.  Task Master does not allow you to change the project
  413. number in Edit mode. Therefore, select View from the main menu,
  414. then Projects, to access the projects in browse mode.  Highlight
  415. the Number field of the first blank record, press Enter, and insert
  416. the correct new number.  Repeat this for all new records.
  417.  
  418. 2. Reset the next automatic number. Select Set Next Number on the
  419. Services menu, and set the next automatic number.  For example, if
  420. the last number you assigned to the new records was 2209, you would
  421. set the next automatic number to 2210.
  422.  
  423. Page 11
  424.  
  425. View: Select this option to browse through the records of your main
  426. PROJECTS database and the four look-up databases.  This option,
  427. like all others, obeys the filter condition.
  428.  
  429. Press the Esc key to exit View mode and return to the main menu.
  430.  
  431. Quit: Select this option to quit TM.
  432.  
  433.                           FUNCTION KEYS
  434.  
  435. F1 function key - press F1 to display the Users Manual.  While in
  436. the help screen, you may Search for any desired subject, and print
  437. all or any portion of the User Manual.
  438.  
  439. F2 function key - use this feature to view or edit the text in the
  440. memo field of the current record.  You may enter any text you want. 
  441. We suggest you keep your comments short, however, since disk space
  442. used for memos means less space available for records.  Press
  443. Ctrl-W to save any changes.  Press Esc to exit without saving
  444. changes.
  445.  
  446. F3 function key - use this feature to select the index, or order,
  447. of your records. The default order is due date.  When Task Master
  448. starts, you will be looking at the project with the earliest due
  449. date.  With the F3 function key, you may set the order of your
  450. records to due date, number, type, status code, or office.  A small
  451. arrow will point to the active order.  When you select Next,
  452. Previous, or View the Projects database, the order of your records
  453. will obey this setting.
  454.  
  455. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  456. record. The copy will automatically be assigned the next project
  457. number.
  458.  
  459. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar and
  460. appointment notepad.  Press Esc to make it disappear.
  461.  
  462. F6 function key - This is a useful calculator that includes all the
  463. basic operators: addition (+), subtraction (-), multiplication (*),
  464. and division (/), plus exponentation (^) and a full-featured
  465. memory. Whenever you press an operator ('+', '-', '*', '/', or
  466. '^'), the previous number is shown above the display window. This
  467. is handy for when you are processing a list of numbers and forget
  468. where you were.
  469. Page 12
  470.  
  471. Memory Functions: To access memory functions, press "M", then one
  472. of the flashing keys:
  473.  
  474.     'R' -- recall number stored in memory
  475.     'C' -- clear memory (reset to zero)
  476.     '+' -- add current number to number stored in memory
  477.     '-' -- subtract current number from number stored in memory
  478.     '*' -- multiply number stored in memory by current number
  479.     '/' -- divide number stored in memory by current number
  480.  
  481. F7 function key - use this feature to display your record count.
  482. Remember that everything obeys the filter.  With a filter set, this
  483. feature will tell you how many records you have that meet the
  484. filter condition.  This can be extremely useful when someone wants 
  485. to know how many projects of a certain kind there are.
  486.  
  487. F8 function key - exit to DOS. This feature allows you to exit to
  488. the DOS prompt where you may do anything you like. To return to
  489. Task Master, type EXIT and press the Enter key.  Caution: always
  490. return to Task Master and quit Task Master normally before turning
  491. off your computer. 
  492.  
  493. F10 function key - this is one of your most powerful features. Use
  494. this feature if you want to work with a selected sub-set of your
  495. records. Choose the Quick Filter, or the Super Filter. 
  496. Page 13
  497.  
  498.                           QUICK FILTER
  499.  
  500. Use this to define simple filter conditions. For example, if you
  501. want to work with only those records where "Smith" is contained
  502. somewhere in the Comments field, enter SMITH on the Comments line
  503. of the filter-setting screen.  Press the PgDn key and you will be
  504. working with only that subset of records.  If you were interested
  505. only in the delinquent (DEL) Smith records, you would also enter
  506. DEL on the Status Code line.
  507.  
  508. You cannot include the Number field in a quick filter, but you can
  509. include the Memo field.  If you want to include only those records
  510. that have the word Indian ANYWHERE in the Memo field, just enter
  511. INDIAN on the memo line of the filter screen.
  512.  
  513. Look at the three date lines of the quick-filter screen.  There are
  514. two date blocks on each date line, preceeded by >= (greater than or
  515. equal to) and <= (less than or equal to) signs.  You can specify a
  516. time period for the filter by entering dates in the date blocks. 
  517. You can use the first date block by itself or in combination with
  518. the second date block to specify a precise time period.
  519.  
  520. For example, if you wanted to set the quick-filter for all
  521. delinquent projects where the word Smith was contained somewhere in
  522. the Comments field and the projects were assigned between 09/01/88
  523. and 10/15/88, you would enter "08/31/88" and "10/16/88" on the
  524. Assigned line, "DEL" on the Status Code line, and "SMITH" on the
  525. Comments line. Press the PgDn key and you will be working only with
  526. those records that meet the filter condition.
  527.  
  528. If you wanted to set the filter for only those projects assigned on
  529. one specific day, enter just that date in the first date block.
  530. Page 14
  531.  
  532.                           SUPER FILTER
  533.  
  534. This feature lets you use a sophisticated Query Builder to
  535. construct more complex filter conditions. With it you can define
  536. very complex filter conditions and save these definitions for
  537. future use.  Although very sophisticated, it is very intuitive to
  538. use.  After you have added several records, you should experiment
  539. with this filtering feature so you can see how powerful it can be.
  540. See Appendix A for details.
  541.  
  542. The filter condition you select affects everything TM does,
  543. including reports. You do not need to use this feature if you don't
  544. want to, but if you experiment with it and understand its power,
  545. you will use it often.
  546.  
  547. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message
  548. will appear to remind you.  When you clear the filter, the message
  549. disappears.
  550.  
  551. When you set a filter condition, EVERYTHING YOU DO conforms to the
  552. filter, including printing reports.
  553.  
  554. Page 15
  555.  
  556.                    APPENDIX A - QUERY BUILDER
  557.  
  558. The query builder allows you to define a condition which a record
  559. must meet in order for the record to be used by your application. 
  560. When you Quit the query builder with a query active, your
  561. application will have access to only those records which meet the
  562. query condition.  
  563.  
  564. Think of the query condition as a filter. Records that do not meet
  565. the query condition are temporarily filtered out. The other records
  566. in your database are still there, but they are temporarily hidden.
  567.  
  568. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the query
  569. builder menu.  All your records are now available to your
  570. application.
  571.  
  572. When you select the query builder, you will be presented with the
  573. following menu:
  574.  
  575.                        Build a new Query
  576.                        Add to current query
  577.                        Count matching records
  578.                        Zap (remove) existing Query
  579.                        Save current Query to disk
  580.                        Restore Query from disk
  581.                        Delete stored queries
  582.                        What is current Query
  583.                        Edit current Query
  584.                        View records matching Query
  585.                        Quit
  586.  
  587. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  588. presented with a list of the fields in the database you are working
  589. with.  Here is an example:
  590.  
  591.  
  592.                        Database Field List
  593.                        < Deleted? >
  594.                        ITEM
  595.                        AMOUNT
  596.                        DATE
  597.                        CHECK_NO
  598.                        TO
  599.                        CATEGORY
  600.                        COMMENTS
  601.                        OK
  602.                        MEMO
  603. Page 16
  604.  
  605. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  606. select the field.
  607.  
  608. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  609. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  610. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  611. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  612. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  613. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  614. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  615.  
  616. If you have selected a character type field, the query builder will
  617. display a menu of choices, as follows:
  618.  
  619.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  620.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  621.                     <   (LESS THAN)
  622.                     >   (GREATER THAN)
  623.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  624.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  625.                     $   (CONTAINS)
  626.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  627.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  628.                     S   (IS SIMILAR TO)
  629.                     B   (BEGINS WITH)
  630.                     E   (ENDS WITH)
  631.  
  632. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  633. display a menu of choices, as follows:
  634.  
  635.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  636.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  637.                     <   (LESS THAN)
  638.                     >   (GREATER THAN)
  639.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  640.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  641.  
  642. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  643. you as necessary to complete your specification for the field you
  644. have selected. 
  645. Page 17
  646.  
  647. The query builder will then present the following menu of choices:
  648.  
  649.                          DONE
  650.                          AND
  651.                          OR
  652.                          AND NOT
  653.                          OR NOT
  654.  
  655. For many simple queries, you can select DONE.  When first learning
  656. and experimenting with the query builder, you will probably want to
  657. select DONE and use the 'View records matching query' option to see
  658. the results of your query specification.
  659.  
  660. If you wish to include other field specifications in the
  661. query expression, you can select one of the other options, as
  662. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  663.  
  664. An example may help. Let's say your query expression at this point
  665. is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to work with
  666. only those SMITH's who live in California. Assuming your database
  667. contains a two character STATE field, you would:
  668.  
  669.      1. select AND instead of DONE.
  670.      2. select STATE from the field list.
  671.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  672.         (CONTAINS is often better)
  673.      4. enter CA for the state name.
  674.      5. select DONE.
  675.  
  676. Your query expression now contains the appropriate references to
  677. both fields.
  678.  
  679. When you have created your query expression, Query Active will
  680. flash on the screen. You can now select another option from the
  681. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  682. application will filter your records so that only those records
  683. meeting the query (filter) condition will be used.  
  684.  
  685. Add to Current Query:  Select this option to add more
  686. specifications to your query expression.
  687.  
  688. Count matching records:  Select this option to have the query
  689. builder count the number of database records that meet the query
  690. condition you have specified.
  691.  
  692. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  693. existing query condition.  This restores access to all the database
  694. records.
  695. Page 18
  696.  
  697. Save current query to disk:  Select this option to save the current
  698. query condition so you can use it later without having to redefine
  699. it.  When you select this option, you will be prompted for a
  700. description of the query condition.  Enter any description you
  701. want.
  702.  
  703. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  704. previously saved query condition.
  705.  
  706. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  707. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  708. to delete and the query builder will remove it from the query file.
  709.  
  710. What is current query:  Select this option to have the query
  711. builder display the current query.
  712.  
  713. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  714. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  715. database programmer, you will probably not want to do this.
  716.  
  717. View records matching query:  Select this option to view the
  718. records which match the query condition you have specified. 
  719.  
  720. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  721. your application.
  722.  
  723. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  724. simply experiment with it, building simple query conditions to get
  725. the feel of it.  As you become more comfortable with how it works,
  726. try more complex queries.  Remember to save queries which you may
  727. use again. This will save you the trouble of redefining them.
  728. Page 19
  729.  
  730.                    APPENDIX B - REPORT WRITER
  731.  
  732. The Report Writer allows you to create custom reports, output the
  733. reports to printer or disk, and save the report specifications for
  734. future use.
  735.  
  736. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  737. side, a column which gives the column number, and five columns
  738. which show the report specifications. The command options are:
  739.  
  740.      Load REPORT: Select this option for a list of previously
  741.      defined and saved reports.  Highlight the report you want,
  742.      press Enter, and the all the specifications for the selected
  743.      report will be loaded into the Report Writer.  
  744.  
  745.      Create REPORT: Select this option to create a new report. When
  746.      you select this option, you will be asked to name the report.
  747.      After naming the report, you must select Edit REPORT to define
  748.      the new report.
  749.  
  750.      Save REPORT: Select this option to save your report.
  751.  
  752.      Edit REPORT: Select this option if you want to define a new
  753.      report you have just Created, or change a report you have just
  754.      Loaded.  
  755.  
  756.      When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  757.      will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to
  758.      display a list of database fields.  Place the lite-bar over
  759.      the field you want to use in column 1 and press Enter.  The
  760.      name of the field you have selected will appear in the Column
  761.      Contents column. 
  762.  
  763.      Whether you are specifying the second column for a new report,
  764.      or editing an existing report you have Loaded, the editing
  765.      procedure is the same.
  766.  
  767.      Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column
  768.      Contents, Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use
  769.      the ENTER key to change the contents of a column. Use the
  770.      INSERT key to add a new column.  Use the DELETE key to delete
  771.      a column.  Use the ESCAPE key when finished editing.
  772.  
  773.      To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar
  774.      over the Column Contents column where you want to insert the
  775.      new column, and press Enter.  Select the desired field from
  776.      the list of fields which will be displayed. 
  777. Page 20
  778.  
  779.      To Change: To change the contents of any of the five report
  780.      specification columns, use the arrow keys to place the lite-
  781.      bar over the item you want to change, and press Enter.
  782.  
  783.      If you are changing an item in the Column Title column, you
  784.      will first be asked to specify the column width, and will then
  785.      be asked for the new title. The Column Title column initially
  786.      contains the name of the field you have selected.
  787.  
  788.      The Width column shows how wide the column is. If you want to
  789.      change the width of a column, select this item and enter a new
  790.      column width.  The default is the width of the field.
  791.  
  792.      The Pict column lets you specify a picture, or mask, for
  793.      numeric fields.  Please ignore this column since Task Master
  794.      does not contain numeric at this time. 
  795.  
  796.      Delete Report: Select this option to delete previously saved
  797.      reports.
  798.  
  799.      Headers/Footers: Select this option to enter page titles
  800.      and/or page footers.
  801.  
  802.      Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify
  803.      the criteria which records have to meet in order to be
  804.      included in the report. See the Query Builder section for a
  805.      full discussion of how to specify a filter condition using the
  806.      Query Builder.
  807.  
  808.      Grouping Order: This option is only available if the database
  809.      has an active index.  You can find out if you have an active
  810.      index by choosing Grouping Order from the command list, and
  811.      then selecting View current sort selection.  If there is no
  812.      active index, the report writer will tell you.
  813.  
  814.      You may use this option to have the report writer group your
  815.      data into major and secondary groups. A group change is a
  816.      point where a change takes place in one of the keys in an
  817.      indexed database. Report subtotals will be printed at a group
  818.      change. 
  819.  
  820.      If your database has one or more active indexes, the report
  821.      writer will present a menu of index choices.  Pick the index
  822.      you want to use for the report.
  823. Page 21
  824.  
  825.      Next, the report writer will ask you if you want to select a
  826.      major group from the index key. If you answer Yes, the report
  827.      writer will present a menu of major group choices based on the
  828.      index you have chosen to use.  For example, if your index is
  829.      based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two
  830.      choices:
  831.  
  832.                          LNAME
  833.                          LNAME+FNAME
  834.  
  835.      If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  836.      writer will not ask you if you want to use a secondary group.
  837.      If you select LNAME, the report writer will ask you if you
  838.      want to select a secondary group from the index key.  If you
  839.      answer Yes, the report writer will present a menu of choices
  840.      based on the unselected portion of the index expression.  In
  841.      the example we are using, the menu would consist of the single
  842.      choice FNAME. 
  843.  
  844.      If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a
  845.      little by producing sample reports, and you will quickly see
  846.      how it works.
  847.  
  848.      Other Options: Select this option to customize the look of
  849.      your report. There are five categories within this option:
  850.  
  851.           Page Dimensions: Use the choices in this category to set
  852.           the desired page length, page width, top margin, and left
  853.           margin.
  854.  
  855.           Group Headers and Totals: Use the choices in this
  856.           category to give the major or minor groups, if any, a
  857.           title.  The default titles are Major Group: and Minor
  858.           Group:.  You can also select any underlining characters
  859.           you may want to use for the gropu headers and totals.
  860.  
  861.           Eject (new page) Options: Use the choices in this
  862.           category to specify how you want the report writer to
  863.           eject pages.
  864.  
  865.           Separator Characters: Use the choices in this category to
  866.           specify separator lines and characters for titles,
  867.           individual detail lines, columns, etc.
  868. Page 22
  869.  
  870.           Miscellaneous Options: Use the choices in this category
  871.           to specify whether you want to include a standard two
  872.           line header on each page consisting of the page #, date,
  873.           and time.  You can also specify whether you want a full
  874.           or summary report.  You would use a summary report
  875.           primarily for numeric reports where the major group
  876.           totals were all you were interested in.
  877.  
  878.           The printer setup and exit codes allow you to send
  879.           printer control codes to the printer at the beginning and
  880.           end or the report.  For example, if you are working with
  881.           an Epson dot matrix printer, and want to print a report
  882.           in condensed print, you would enter 15 as the setup code
  883.           and 18 as the exit code.  
  884.  
  885.           For a laserjet printer, the setup code for condensed
  886.           print is 27,38,107,50,83. For landscape mode, enter
  887.           27,38,108,49,79 for the setup code. The exit code for
  888.           laserjet printers is always 27,69.
  889.  
  890.           Printer control codes can vary widely from printer to
  891.           printer, so check your printer manual for the exact codes
  892.           for your printer.
  893.  
  894.           Unless you are very familiar with the printer control
  895.           codes used by your printer, you will normally leave the
  896.           printer setup and exit codes blank. Leaving them blank
  897.           means that the printer will print in whatever font the
  898.           printer is currently set for.
  899.  
  900.      Print Report: Select this option to send the report to the
  901.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  902.      option until you are sure you have the report just the way you
  903.      want it, since the disk file option displays the report on the
  904.      screen while also writing to the disk.  You can see right away
  905.      whether the report looks the way you want it to.  
  906.  
  907.      You can suspend or quit report production by pressing the Esc
  908.      key at any time.
  909.  
  910.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you will
  911.      be prompted for a file name.
  912.  
  913.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  914.      total configuration being used by the report writer.
  915.  
  916. Page 23
  917.  
  918.              ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  919.  
  920. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  921. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  922. principle works for you.  If you are unable to resolve a shareware-
  923. related problem with an ASP member by contacting the member
  924. directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help you
  925. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  926. provide technical support for members' products.  Please write to
  927. the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a
  928. Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  929.  
  930.  
  931.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  932.  
  933.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  934.  
  935. Please make regular backup copies of your records to protect
  936. against accidental erasures or system malfunction. Your records are
  937. in the file called PROJECTS.DBF.  Memo field data is in the file
  938. called PROJECTS.DBT. These two files must be backed up at the same
  939. time.
  940.  
  941. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  942. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  943. programs available for saving and restoring copies of your records.
  944. These include Fastback Plus, PC Tools Deluxe, and Norton Utilities.
  945.  
  946. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  947. your records (Services Menu) after restoring.
  948.  
  949.                         TECHNICAL SUPPORT
  950.  
  951. We will be glad to help with any problems you may have.
  952. You may contact us for technical support by:
  953.  
  954.      -e-mail: rkssoft@aol.com
  955.      -FAX...... 703-534-4358
  956.      -Mail at:
  957.  
  958.           RKS Software, Inc.
  959.           3820 N. Dittmar Road
  960.           Arlington, VA 22207-4565
  961.  
  962.                      -- TASK MASTER REGISTRATION --
  963.  
  964. You can fax the order form below to us at 703-534-4358.
  965.  
  966. We also have a 1-800 order service available. You can order with
  967. MC, Visa, Amex, or Discover from Public (software) Library by
  968. calling 1-800-242-4775 or 713-524-6394 or by FAX to 713-524-6398
  969. or by CIS Email to 71355,470. You can also mail credit card
  970. orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX 77235-5705.
  971.  
  972. Any questions about the status of the shipment of the order,
  973. refunds, registration options, product details, technical
  974. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  975. must be directed to RKS Software, Inc.
  976.  
  977. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  978. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  979.  
  980. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  981. U.S. and Canada, and $6.00 shipping/handling for other
  982. international orders. We accept all U.S. and foreign Postal Money
  983. Orders, and will also accept checks drawn on foreign banks.
  984.  
  985. SEND TO:
  986.  
  987. Name: _________________________________________________________
  988.  
  989. Address: ______________________________________________________
  990.  
  991. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  992.  
  993. Phone:_________________________________________________________
  994.  
  995. Visa _____  MasterCard ______
  996.  
  997. Credit Card No: __________________________ Exp. Date:__________
  998.  
  999. Signature for credit card order:
  1000.  
  1001. _______________________________________________________________
  1002.  
  1003. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  1004.  
  1005. =====================================================================
  1006.